4uchetПолитика в отношении обработки персональных данных
1. Общие положения
1.1. Эта политика описывает, как Общество с ограниченной ответственностью «4Логист» (далее — Оператор) обрабатывает персональные данные при работе сервиса 4uchet: рабочего пространства для бухгалтерских организаций Республики Беларусь, доступного на сайте 4uchet.by и в приложении app.4uchet.by. Политика составлена в соответствии с Законом Республики Беларусь от 7 мая 2021 года № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон) и опубликована в открытом доступе до начала обработки, как требует статья 17 Закона.
1.2. Оператор выступает в двух ролях:
- Оператор персональных данных для данных, которые нужны ему самому: учётные записи пользователей, вход и безопасность, обращения в поддержку, расчёты с организациями-заказчиками и работа самого сервиса. Для них действует эта политика.
- Уполномоченное лицо для данных, которые организация-заказчик (бухгалтерская организация, далее — Фирма) вносит в своё рабочее пространство: данные её клиентов, их представителей и работников, документы и переписка. Оператором таких данных остаётся Фирма: она определяет, зачем и как они обрабатываются, а Оператор обрабатывает их по её поручению по договору уполномоченного лица (страница «Договор уполномоченного лица»). Чтобы узнать, как обращаются с вашими данными в Фирме, обратитесь в Фирму.
1.3. Сервис не предназначен для обработки специальных персональных данных (о здоровье, политических и религиозных взглядах, расовой принадлежности и т. п.). Документы, которые Фирма загружает, могут их содержать; решение о загрузке принимает Фирма.
1.4. Сервис предназначен для лиц старше 18 лет. Оператор сознательно не собирает данные несовершеннолетних.
2. Сведения об Операторе
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Наименование | Общество с ограниченной ответственностью «4Логист» |
| УНП | 193369318 |
| Место нахождения | Республика Беларусь, г. Минск, ул. Волгоградская, д. 13, каб. 213-19 |
| Электронная почта по вопросам ПД | support@4uchet.by |
| Ответственное лицо | Директор Оператора; обращения — support@4uchet.by |
Обращения по вопросам персональных данных принимаются по указанной электронной почте и по почтовому адресу.
3. Какие данные, зачем и на каком основании
Оператор обрабатывает только те данные, которые нужны для названных целей.
| Цель | Чьи данные | Какие данные | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|---|---|
| Учётные записи и вход | Сотрудники Фирм, пользователи портала клиентов | Имя, адрес электронной почты, номер телефона, хеш пароля, данные двухфакторной проверки и ключей доступа, сведения о сеансах и браузерах (в том числе IP-адрес), коды подтверждения | Согласие субъекта, данное при регистрации; исполнение договора с Фирмой, в рамках которого вы вошли | Пока действует учётная запись. Сеанс удаляется по истечении, IP-адрес в сеансе стирается через 30 дней, коды — через сутки после истечения |
| Помощь с настройкой и вопросы о работе сервиса | Сотрудники Фирм, указавшие телефон | Номер телефона | Согласие субъекта, данное при регистрации или в настройках | Пока действует учётная запись или пока номер не удалён в «Настройки → Общая» |
| Работа сервиса и безопасность | Пользователи сервиса | Журнал изменений в рабочем пространстве, технические журналы сервера (IP-адрес, время, адрес запроса, ошибки), журнал обращений к функциям ИИ без содержимого (какая функция, когда, стоимость) | Обязанность Оператора принимать меры защиты данных (статья 17 Закона); исполнение договора | Журнал обращений к ИИ — 365 дней. Технические журналы сервера — не более 90 дней |
| Учёт использования разделов | Пользователи приложения | Название открытого раздела (например, «Клиенты» или «Документы»), идентификаторы пользователя и Фирмы, время. Без адресов страниц, поисковых запросов и содержимого | Согласие субъекта | 180 дней |
| Письма сервиса | Получатели писем | Адрес электронной почты, тема и текст письма (коды входа, приглашения, напоминания, запросы документов) | Исполнение договора; согласие | Текст письма стирается через 30 дней после отправки, запись о доставке остаётся |
| Поддержка | Обратившиеся лица | Сообщение, адрес электронной почты, приложенные файлы и снимки экрана | Согласие; исполнение договора | Снимки экрана к сообщениям об ошибках — 90 дней; переписка — 3 года после последнего сообщения |
| Расчёты с Фирмами | Представители Фирм | Наименование, УНП, контактное лицо, адрес электронной почты, реквизиты счетов и платежей | Исполнение договора; обязанности, предусмотренные законодательством об учёте | Сроки хранения первичных учётных документов по законодательству |
| Хранение резервных копий | Те же субъекты, что и в рабочем пространстве | Зашифрованные копии базы данных и файлов | Обеспечение сохранности данных (меры защиты по статье 17 Закона) | Копии базы данных — не более 15 суток; копия файла, удалённого из рабочего пространства, — 60 суток после удаления |
| Функции ИИ (только если Фирма их включила) | Те, чьи данные содержатся в материалах, с которыми работает ИИ | Содержимое запроса пользователя и материалы, к которым у пользователя есть доступ: фрагменты переписки, тексты и фотографии документов | Согласие субъектов, которое получает Фирма; см. раздел 5 | У исполнителей ИИ — см. раздел 5. В сервисе чаты с ассистентом — 180 дней без активности |
| Подключение Telegram (только по решению) | Сотрудник, подключивший свой аккаунт, и участники выбранных чатов | Идентификатор Telegram, имя и имя пользователя, сообщения и вложения из чатов, которые сотрудник выбрал, ответы, отправленные из сервиса | Согласие сотрудника (отдельная страница «Согласие на подключение Telegram»); основания Фирмы | Пока Фирма хранит переписку. Сеанс удаляется при отключении аккаунта |
Данные из рабочего пространства Фирмы (клиенты, задачи, документы, сообщения, учёт времени и т. п.) Оператор хранит, пока Фирма их не удалит или не закроет рабочее пространство: бухгалтерские документы часто нужно хранить годами, и срок определяет Фирма. Удалённый документ 30 дней лежит в архиве, откуда его можно вернуть, затем удаляется вместе с файлом.
4. Как обрабатываются данные
4.1. Оператор собирает, записывает, хранит, показывает пользователям с учётом их ролей и прав доступа, передаёт по поручению пользователей (например, отправляет письма и сообщения), удаляет и блокирует данные. Автоматизированных решений, которые влекут правовые последствия для человека, сервис не принимает: результат работы ИИ является подсказкой, и перед отправкой клиенту, сохранением или изменением записи его подтверждает человек.
4.2. Приложение и файлы работают на сервере в Республике Беларусь. Данные разных Фирм разделены: доступ проверяется приложением и самой базой данных.
4.3. Сайт 4uchet.by не использует скрипты, счётчики и cookie. Приложение использует только необходимые cookie и данные браузера для входа, защиты запросов и запоминания настроек интерфейса. Сервис не использует рекламные и аналитические cookie, не показывает рекламу и не продаёт данные. Отдельно приложение учитывает, какие разделы открывают пользователи (раздел 3); сигналы браузера Do Not Track и Global Privacy Control отключают этот учёт.
4.4. Оператор не передаёт данные третьим лицам, кроме случаев, описанных в разделах 5 и 6, и случаев, когда этого требует закон.
5. Трансграничная передача
5.1. Основной сервер находится в Республике Беларусь, и обычная работа сервиса не требует передачи данных за границу. За границу данные попадают в четырёх случаях.
5.2. ИИ DeepSeek (Китайская Народная Республика). Если Фирма включила функции ИИ (по умолчанию они выключены), содержимое запроса пользователя и материалы, нужные для ответа, передаются в DeepSeek: ассистенту, подсказкам, чтению документов и фотографий документов. Об этом пользователь предупреждён при включении ИИ. Известные Оператору риски:
- DeepSeek, по его опубликованной политике (прочитана 19–20 октября 2026), хранит и обрабатывает получаемые данные в Китайской Народной Республике без фиксированного срока хранения;
- его условия допускают использование обезличенных запросов для улучшения сервисов (есть отказ в настройках аккаунта);
- отдельного договора об обработке данных с DeepSeek у Оператора нет: DeepSeek работает по своим опубликованным условиям;
- в Китайской Народной Республике государственные органы вправе требовать доступ к данным по её законам;
- Китайская Народная Республика не входит в перечень государств с надлежащим уровнем защиты прав субъектов персональных данных (приказ директора Национального центра защиты персональных данных от 15 ноября 2021 г. № 14; государства — участники Конвенции 108).
Передача в такие государства допустима с согласия субъекта, полученного после информирования о рисках (статья 9 Закона), или иным способом, который допускает закон. Оператор для своих данных (раздел 3) передаёт в DeepSeek только содержимое обращений пользователя к ИИ. Для данных Фирмы согласие и основание обеспечивает Фирма, которая решает, включать ли ИИ (договор уполномоченного лица, раздел 6).
5.3. Mistral AI (Франция). Для чтения сканов и фотографий документов (распознавание текста) файл без имени передаётся компании Mistral AI SAS во Франции, участнице Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных (Конвенция 108); Франция входит в перечень государств с надлежащим уровнем защиты прав субъектов персональных данных (приказ директора Национального центра защиты персональных данных от 15 ноября 2021 г. № 14; государства — участники Конвенции 108). Mistral AI обрабатывает файлы по своим условиям, включая соглашение об обработке данных. Функция работает, только если ИИ включён у Фирмы. Фотографию, которую Mistral AI не смог прочитать, сервис может отправить в DeepSeek, о чём пользователя предупреждают при включении ИИ.
5.4. Boat (Франция). Когда пользователь получает PDF из шаблона, сохранённого как файл Word, в том числе документ для клиента из такого шаблона, заполненный файл передаётся сервису Boat компании Dedale AI, Corp. (США): на её сервере во Франции программа LibreOffice делает из файла PDF, и папка с файлом удаляется, как только PDF получен. Франция входит в перечень государств с надлежащим уровнем защиты прав субъектов персональных данных (приказ директора Национального центра защиты персональных данных от 15 ноября 2021 г. № 14; государства — участники Конвенции 108). Boat обрабатывает файлы по своим условиям. Шаблоны из файлов Word создаёт ассистент, когда ИИ включён у Фирмы; без такого шаблона данные в Boat не передаются.
5.5. Резервные копии (Cloudflare R2, юрисдикция Европейского союза). Зашифрованные копии базы данных и файлов хранятся в облачном хранилище Cloudflare. Каждая копия шифруется на сервере Оператора до отправки; ключ дешифрования находится только у Оператора, а Cloudflare не может прочитать содержимое. Копии хранятся в государствах Европейского союза, которые входят в перечень государств с надлежащим уровнем защиты прав субъектов персональных данных (приказ директора Национального центра защиты персональных данных от 15 ноября 2021 г. № 14; государства — участники Конвенции 108); Cloudflare обрабатывает их по своим условиям, включая соглашение об обработке данных.
5.6. Подключённые Фирмой сервисы (Telegram, электронная почта и другие) работают по собственным условиям их операторов; Фирма выбирает их сама.
6. Лица, которым поручена обработка
Оператор привлекает других лиц для работы сервиса: хостинг, хранилище, почта, ИИ, резервные копии. Полный список с описанием, местом обработки и основанием приведён на странице «Список уполномоченных лиц» и обновляется заранее: об изменениях Оператор сообщает владельцам рабочих пространств не позднее чем за 30 дней.
7. Как защищаются данные
Оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты, нужные по статье 17 Закона, в частности:
- сервер и файлы клиентов находятся в Республике Беларусь; соединения защищены шифрованием (TLS);
- данные Фирм разделены на уровне приложения и самой базы данных; права сотрудников и клиентов портала проверяются на сервере при каждом запросе;
- пароли хранятся в виде хеша, доступны двухфакторная проверка и вход по ключу доступа;
- файлы хранятся закрыто, без публичных ссылок; каждая загрузка проверяется на тип и антивирусом;
- изменения в рабочем пространстве записываются в журнал;
- резервные копии шифруются на сервере до отправки, ключ у Оператора вне сервера;
- доступ администраторов к серверу ограничен закрытой сетью и ключами, наружу открыты только порты веб-сервера;
- работники, которым доступны данные, обязаны сохранять их конфиденциальность.
Абсолютной безопасности не гарантирует ни один сервис. О нарушениях защиты, затрагивающих данные Фирмы, Оператор сообщает Фирме в сроки, установленные договором уполномоченного лица.
8. Ваши права и как ими воспользоваться
8.1. Вы вправе: отозвать согласие; получить информацию о том, обрабатываются ли ваши данные и как; требовать изменить неточные данные; получить сведения о том, каким третьим лицам передавались ваши данные; требовать прекратить обработку и удалить данные; обжаловать действия и решения Оператора. Сроки ответа устанавливает Закон.
8.2. Чтобы воспользоваться правами, напишите на support@4uchet.by или отправьте письмо по адресу: Республика Беларусь, г. Минск, ул. Волгоградская, д. 13, каб. 213-19. Укажите фамилию, имя, адрес электронной почты, который вы используете в сервисе, и суть требования. Оператор может попросить подтвердить личность.
8.3. Если ваши данные внесла в 4uchet бухгалтерская организация (вы её клиент, работник клиента или контрагент), обращайтесь прежде всего в неё: она отвечает за эти данные. Если вы напишете Оператору, он передаст обращение Фирме и поможет ей ответить.
8.4. Вы можете удалить свою учётную запись в разделе «Настройки → Безопасность». Рабочие записи, сделанные для Фирмы (задачи, комментарии, документы), остаются у Фирмы как её записи, но без вашего имени.
8.5. Если вы считаете, что Оператор нарушает ваши права, вы вправе обратиться в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь (cpd.by) или в суд.
9. Изменения политики
Оператор изменяет политику, когда меняется сервис или обработка данных. Дата редакции указана на странице. О существенных изменениях Оператор сообщает владельцам рабочих пространств заранее.